LA ESTRUCTURA Y EL PROCESO ORGANIZACIONAL

TEMÁTICA

• Organización.
• Organización formal e informal.
• División organizacional: el departamento.
• Niveles organizacionales y el ámbito de la administración.
• Ambiente organizacional para el espíritu emprendedor y el espíritu intraemprendedor.
• Reingenieria de la organización.
• La estructura y el proceso de organizar.
• Preguntas básicas para una organización efectiva.
• Departamentalizacion por función de la empresa.
• Departamentalizacion por territorio o geografía.
• Departamentalizacion por grupo de clientes.
• Departamentalizacion por productos.
• Organización matricial.
• Unidades estratégicas de negocios.
• Estructuras organizacionales del ámbito global: Organización virtual y organización sin fronteras.
• Elección de la guía para la departamentalizacion

LA ORGANIZACIÓN

La organización es un grupo social compuesto por personas, tareas y administración, que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y a si poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.

1. Para que  un rol organizacional exista y sea significativo para las personas, debe incorporar:

• Objetivos verificables, que son una función importante para la planeacion.
• Una idea clara de los principales deberes o actividades involucradas.
• Un área entendida de discrepcion o autoridad para que la persona que desempeña ese rol sepa lo que pueda hacer para alcanzar metas.

      2 .En ese sentido definimos organizar como:

• Identificación y clasificación de las actividades requeridas 
• Agrupamiento de las actividades necesarias para alcanzar objetivos 
• Asignación de cada grupo a un gerente con la autoridad (delegación) necesario para supervisarlo
• Disposición de coordinación horizontal (o al mismo nivel organizacional, o uno similar) y verticalmente ( como entre las oficinas corporativas, división y departamento )  en la estructura de la organización.

 ORGANIZACIÓN FORMAL

Significa la estructura organizacional de roles de una empresa formalmente organizada, la organización formal debe ser flexible y tener lugar para el razonamiento, la utilización beneficiosa de talentos creativos y el reconocimiento de gustos y capacidades individuales en la mas formal de las organizaciones. no obstante, el esfuerzo individual en una situación de grupo se debe canalizar hacia las metas del grupo y las organizacionales.
Es basada en una división del trabajo racional, establecidos por el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que esta en el papel.

 ORGANIZACIÓN INFORMAL

Se describe como cualquier actividad personal conjunta sin un propósito conjunto consciente, aunque contribuyen a resultados conjuntos.
La organización informal es una red de relaciones interpersonales que surgen cuando los individuos se asocian entre si. Así, la organización podría incluir el grupo de talleres de maquina, los que se reúnen a tomar café por la mañana etc

 DIVISIÓN ORGANIZACIONAL : EL DEPARTAMENTO 

Un aspecto de organizar es el establecimiento de departamentos. La palabra departamento designa un área, división  o sucursal especifica de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad por el desempeño de actividades establecidas.Un departamento como generalmente se usa en el termino puede ser la división de producción, el departamento de ventas, etc.
En algunas empresas, la terminología departamental se utiliza con libertad en otras, en especial las grandes empresas una terminología mas estricta indica relaciones jerarquices. Así un vicepresidente puede encabezar una división, un director, un departamento; un gerente una sucursal, y un jefe, una sección.

 NIVELES ORGANIZACIONALES Y EL ÁMBITO DE LA ADMINISTRACIÓN

 El propósito de organizar es hacer efectiva la cooperación humana, el motivo de los niveles de organización es la limitación del ámbito de la administración. En otras palabras los niveles organizacionales existen porque hay un limite al numero de personas que un gerente puede supervisar con efectividad, aun cuando este limite varia, dependiendo de las circunstancias. Un amplio ámbito de administración se asocian  con pocos niveles organizacionales , un ámbito estrecho con muchas

 AMBIENTE ORGANIZACIONAL PARA EL ESPÍRITU EMPRENDEDOR Y EL ESPÍRITU  INTRAEMPRENDEDOR

 La esencia del espíritu empresarial es la innovación, es decir, el cambio orientado a metas para utilizar el potencial de la empresa. Como empresario, los administradores tratan de mejorar la situación.

INTRAEMPRENDEDOR

Según gifford Pichot el espíritu intraemprendedor  es  una persona que se enfoca en la innovación y la creatividad y transformación de un sueño o una idea en proyectos rentables al operar dentro del ambiente organizacional. En ocasiones a esta noción se le llama proyecto corporativo.

 EMPRENDEDORES

Según gifford Pichot el espíritu emprendedor es una persona que hace algo similar, pero fuera del ámbito organizacional .Los emprendedores tienen la habilidad de ver una oportunidad, obtener el capital, manos de obra y otros insumos necesarios y luego unirlo en una operación exitosa. Están dispuesto a sumir el riesgo personal del éxito y el fracaso. En este caso, el termino emprender designa a una persona emprendedora que trabaja entro o fuera de la organización.

REINGENIERIA DE LA ORGANIZACIÓN

Según  hammer y champy definen la reingenieria  como "repetir el pensamiento fundamental y el re diseño radical de procesos de empresas para obtener mejoras importantes en medidas de desempeños contemporáneas criticas como costos, calidad, servicios y rapidez

 LA ESTRUCTURA Y EL PROCESO DE ORGANIZAR

 Organizar es el proceso que requiere, se consideran varios elementos fundamentales.

•  En primer lugar la estructura debe reflejar objetivos y planes porque las actividades se derivan de ellos. 
• en segundo lugar reflejar la autoridad disponible para la gerencia de la empresa.La autoridad es una organización dada es un derecho social mente determinado de ejercer discrepcion; como tal, esta sujeta a cambios.
•   En tercer lugar la estructura de una organización, como cualquier plan, debe reflejar el ambiente que la rodea. Así como las premisas de un plan pueden ser economices, tecnológicas políticas, sociales o éticas, también pueden serlo las estructuras de la organización
• El en cuarto lugar, dado que la  organización esta dotada de personal  el agrupamiento de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura de organización debe tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de las personas.

 PREGUNTAS BÁSICAS PARA UNA ORGANIZACIÓN EFECTIVA 

Algunas preguntas básicas de la organización efectiva: 

1. ¿Que determina el ámbito de la administración y, por tanto, los niveles de organización? 
2. ¿Que determina el marco básico de la formación de la departamentalizacion y cuales son las fortalezas  y debilidades de las formas básicas?
3. ¿Que tipos de relaciones de autoridad existen en las organizaciones?

• Las repuestas a estas preguntas forman la base para una teoría de organizarse. Al ser consideradas junto con análisis similares de planeacion, dotación de personal , dirección y control, constituyen un enfoque operacional a la administración.

DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIÓN DE LA EMPRESA

La departamentalizacion funcional incluye lo que las empresas hacen por lo común  dado que todas las compañías emprenden la creación de algo útil y deseado por otros, la funciones empresariales básicas son por producción ( crear utilidad o agregar un producto o servicio),vender (encontrar usuarios, pacientes, clientes estudiantes o miembros que acordaran aceptar el producto o servicio a un precio o por un costo) y financiar (reunir y cobrar, guardar y gastar los fondos de la empresa ).Ha sido lógico agrupar estas actividades en departamentos como ingeniería, producción ventas o marketing en finanzas.

La departamentalizacion funcional es la base de mas amplio uso para organizar actividades y esta presente en la estructura de la organización de cada empresa.

 LA DEPARTAMENTALIZACION POR TERRITORIOS O GEOGRAFÍAS

 Es común en empresas que operan en áreas geográficas amplias  en este caso. pueden ser importante que las actividades en un área o territorio determinado sean agrupadas o asignadas a un gerente.

DEPARTAMENTALIZACION POR GRUPO DE CLIENTE

Los clientes son la clave para la forma de agrupar las actividades cuando cada grupo de cliente es administrado por un jefe de departamento.El departamento de ventas industriales de una mayorista que también venden a detallista es un buen ejemplo.Los propietarios de empresa y sus gerentes con frecuencia disponen las actividades para atender los requisitos de grupos de clientes bien definidos.

DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTOS

 Se ha vuelto una practica común en  empresas de lineas múltiples a gran escala puede verse como un proceso de devolución. Por lo común, las empresas que adoptan este tipo de departamentalizacion estaban organizadas por funciones, con el crecimiento de la empresa, los gerentes de producción, los de venta y de servicios y ejecutivos de ingeniería enfrentaron problemas de tamaño.

ORGANIZACIÓN MATRICIAL

La esencia de la organización matricial normalmente es la combinación de patrones de departamentalizacion funcional y de proyectos o productos en la misma estructura de organización.
Este tipo de organización ocurre con frecuencia en la construcción (por ejemplo, construir un puente), en la industria aeroespacial ( como diseñar y lanzar un satélite meteorológico) en marketing (una campaña publicitaria para un importante producto nuevo), en empresas de constructoras administrativas donde expertos en administración trabajan juntos en un proyecto.

1. Guías para hacer efectiva la administración matricial.

La administración matricial puede volverse mas efectiva al aplicar las guías siguientes:

• Defina los objetivos del proyecto o tareas.
• Aclare los roles, autoridad y responsabilidades de gerentes y miembros de equipos.
• Asegure que la influencia esta basada en conocimientos e información y no en rango.
• Equilibre el poder del gerente funcionales y de proyectos.
• Seleccione un gerente experimentando que aporte liderazgo para el proyecto.
• Promueva la organización y el desarrollo de equipos.
• Instale controles de costos, tiempo y calidad apropiados que reporten desviaciones de estándares de manera oportuna.
• Recompense a los gerentes de proyectos miembros del equipo con equidad.

                                                    UNIDAD ESTRATÉGICA DE NEGOCIOS

Las UEN son empresas distintas establecidas como unidades en una compañía mas grande para asegurar que ciertos productos o lineas de productos sean promovidos y manejados como si cada uno fuese una empresa independiente.En general para ser llamada una UEN la unidad de negocios deben cumplir ciertos criterios específicos. Por ejemplo, tener su propia misión, distintas de las misiones de otras UEN . Un gerente por lo común un gerente de negocios tiene la responsabilidad de guiar y promover el producto del laboratorio de investigación a través  de ingeniería de productos, investigación de mercado, producción. empaques y marketing con responsabilidad sobre la linea de base de su rentabilidad

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE ÁMBITO GLOBAL

Difieren en mayor grado para empresas que operan en el ambiente global. El tipo de estructura depende de una variedad de factores, como el grado de orientación y compromiso internacionales. Una compañía puede internacionalizar  en sus oficinas centrales encabezados por un gerente de exportación.

ORGANIZACIÓN VIRTUAL

es un concepto un tanto suelto de un grupo de empresa o personas independientes conectadas generalmente a través de la tecnología de la información. Estas empresas pueden ser proveedores clientes y hasta compañías competidoras. La meta de la organización virtual es la de obtener acceso a la competencia de otra empresa, ganar flexibilidad, reducir riesgo o responde con rapidez a las necesidades del mercado. Las organizaciones virtuales coordinan sus actividades a través  del mercado donde cada parte vende sus productos y servicios.

ORGANIZACIÓN SIN FRONTERA

Jack welch, antiguo director ejecutivo de general electric, estableció su visión de la compañía como una "compañía sin frontera" .Con esto quería decir un "ambiente abierto anti parroquial , amable en la búsqueda y compartir nuevas ideas sin importar su origen .El propósito de esta iniciativa era retirar barreras entre los diversos departamento y entre las operaciones domesticas e internacionales para recompensar a las personas por adoptar el modelo de integración", se otorgaban bonos a aquellos que  no solo generaban buenas ideas si no que las compartían con otro.

                      ELECCIÓN DE LA GUÍA PARA LA DEPARTAMENTALIZACION

 No hay guía para la departamentalizacion que sea aplicable par todas las organizaciones y todas las situaciones los gerentes deben determinar que es mejor examinar la situación que enfrentan; los trabajos a realizar y las formas como deben hacerse, las personas involucradas y sus personalidades la tecnología empleada en el departamento, los usuarios a entender y otros factores ambientales internos y externos de la situación los gerentes prácticamente deben ser capaces de diseñar la estructura de organización mas adecuada para sus organizaciones mas adecuadas par sus operaciones particulares.

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